Conseil national des syndics - Troisième vérification du 17 février au 3 mars 2022 (Mandat 2019-2023)

DÉCLARATION SPÉCIALE RELATIVEMENT À LA PANDÉMIE DE COVID 19 

Dans le cadre de la 3^e vérification du mandat 20192023, le Conseil national des syndics a, une fois de plus, procédé à une vérification en mode virtuel. Bien que le palier national du Syndicat ait tenté de lui fournir tous les documents nécessaires pour effectuer une vérification approfondie, le Conseil national des syndics constate tout de même des lacunes à cet égard. 

Compte tenu du taux de roulement élevé au sein du personnel administratif, en particulier au service des finances, nous constatons une différence par rapport aux années précédentes quant à la cohérence dans la façon dont les renseignements ont été fournis et rapportés. 

Étant donné que notre vérification s’est déroulée en mode virtuel, nous avons été tenus d’utiliser le réseau de la TI du palier national et de travailler avec des documents enregistrés sur un bureau virtuel. Le réseau été déficient dès le premier jour et les problèmes de connexion ont été intermittents pour la durée de la vérification, et il est arrivé que nous perdions complètement la connexion Internet. Ces problèmes ont grandement limité la quantité de travail que nous avons été en mesure d’accomplir. 

Nous nous contenterons de dire qu’une vérification virtuelle ne sera jamais aussi complète et concise qu’un examen en personne des documents auxquels le Conseil national des syndics a accès lorsqu’il se trouve au bureau national. Seule notre présence au bureau national nous assure d’un accès aux documents d’appui dont nous avons besoin pour effectuer notre vérification. Bien que le bureau national nous ait fourni la plupart des documents demandés, le Conseil national des syndics n’a pas demandé tous les documents auxquels il aurait eu accès à Ottawa, simplement parce que numériser l’énorme quantité de documents justificatifs, puis les enregistrer sur le bureau à distance représente une tâche colossale. Cela dit, le Conseil a préparé son rapport au mieux de ses capacités et, en raison de l’impossibilité d’examiner toutes les pièces justificatives habituellement présentes dans les dossiers de dépenses au bureau national, il l’a fait en supposant que tous les rapports de dépenses ont été vérifiés par le personnel administratif du bureau national et que toutes les pièces justificatives ont été versées dans le dossier approprié au bureau national. 

Enfin, nous avons souvent entendu dire que, en raison de la pandémie et de la tenue virtuelle de bon nombre de ses réunions, le Syndicat a considérablement réduit ses coûts. Cette affirmation est vraie à certains égards, mais la tenue de réunions virtuelles a entraîné des coûts nouveaux, parfois substantiels. Au début, lorsque le Syndicat a été obligé de tenir des réunions en ligne, la technologie et les connaissances requises étaient en quelque sorte méconnues, et bon nombre de ceux et celles qui devaient tenir des réunions aux différents paliers du Syndicat étaient mal équipés et n’avaient pas la formation nécessaire pour faire face à la nouvelle réalité. 

Le Syndicat a fait appel à une entreprise de technologie pour l’aider sur de nombreux plans, et les coûts associés à cette mesure sont considérables. Le Conseil national des syndics ne peut s’empêcher de penser que les entreprises de technologie ont profité de la pandémie de COVID-19 en exigeant des sommes astronomiques pour aider le Syndicat à s’acquitter de ses obligations en matière de réunions. 

Par exemple, les coûts associés au Conseil national des syndics ont augmenté d’environ 64 % par rapport à l’année précédente en raison des coûts liés à l’hébergement en ligne. Les coûts associés au Comité national des droits de la personne ont pour leur part augmenté de 48 %. L’utilisation de ce mode d’hébergement en ligne coûte au STTP un total de 775 870 $ pour toutes les réunions, y compris celles des comités, tenues au cours de l’exercice 2020-2021.